POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE VULTERRY S.A.S.

Contacto: [email protected] | Web: https://vulterry.com
Línea de atención: +573148607019 | Protección de datos: [email protected]

A. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

Razón social: VULTERRY S.A.S.
NIT: [Número de identificación tributaria]
Dirección: Andes, Antioquia, Colombia
Teléfono: +573148607019
Correo electrónico: [email protected]
Representante legal: [Nombre del representante legal]
Oficial de protección de datos: [Nombre y contacto del DPO]

B. OBJETO Y ALCANCE

B.1. Objeto

Garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 "Ley de Protección de Datos Personales" y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como demás normatividad aplicable, protegiendo los datos personales que recolectamos y tratamos en nuestras actividades comerciales, operativas y administrativas.

B.2. Alcance

Esta política se aplica a:

Todas las bases de datos administradas por VULTERRY S.A.S.
Los datos recibidos de terceros en virtud de relaciones contractuales
El tratamiento de datos tanto en calidad de Responsable como de Encargado
Todas las operaciones de tratamiento realizadas por empleados, contratistas y terceros autorizados
Los datos tratados en sistemas físicos, digitales y en la nube

C. MARCO NORMATIVO

Esta política se fundamenta en:

Constitución Política de Colombia (Artículos 15 y 20)
Ley 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales)
Decreto 1377 de 2013 (Decreto Reglamentario)
Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero)
Sentencias de la Corte Constitucional sobre protección de datos
Conceptos y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio

D. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al titular para informar sobre la existencia de políticas de tratamiento de datos.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Datos personales: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos relativos a la salud, vida sexual, datos biométricos).

Datos públicos: Datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas no sujetas a reserva y relativos al estado civil de las personas.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Comunicación de datos realizada a un tercero responsable del tratamiento ubicado dentro o fuera del territorio nacional.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio nacional cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

E. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

E.1. Principio de Legalidad

El tratamiento de datos se realiza conforme a las disposiciones vigentes y aplicables que lo rigen.

E.2. Principio de Finalidad

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

E.3. Principio de Libertad

El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones previstas por la ley.

E.4. Principio de Veracidad o Calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

E.5. Principio de Transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener información en cualquier momento y sin restricciones sobre sus datos.

E.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida

Los datos son tratados con las limitaciones que se derivan de su naturaleza y finalidades autorizadas.

E.7. Principio de Seguridad

Los datos personales e información sujetos a tratamiento están protegidos por las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias.

E.8. Principio de Confidencialidad

Todas las personas que administran, manejan, actualizan o tienen acceso a datos personales se comprometen a conservar y mantener la confidencialidad.

F. CATEGORÍAS DE DATOS PERSONALES TRATADOS

F.1. Datos de Identificación

Nombres y apellidos completos
Documento de identificación
Fecha y lugar de nacimiento
Nacionalidad y estado civil
Fotografía y firma
Datos biométricos (cuando sea necesario)

F.2. Datos de Contacto y Ubicación

Dirección de residencia y correspondencia
Números telefónicos (fijo y móvil)
Correo electrónico
Redes sociales
Datos de geolocalización

F.3. Datos Económicos y Financieros

Información sobre ingresos y patrimonio
Datos bancarios y de tarjetas de pago
Historial crediticio y financiero
Referencias comerciales
Historial de transacciones y compras

F.4. Datos Laborales

Experiencia profesional y laboral
Formación académica y certificaciones
Referencias laborales
Evaluaciones de desempeño
Datos de seguridad social y pensiones

F.5. Datos Contractuales

Información sobre contratos suscritos
Términos y condiciones aceptados
Historial de cumplimiento
Datos de facturación y pagos

F.6. Datos Técnicos

Dirección IP y datos de navegación
Cookies e identificadores únicos
Información de dispositivos
Logs de sistema y accesos

F.7. Datos Sensibles (con autorización expresa)

Datos biométricos para identificación
Información de salud (solo para medicina laboral)
Datos requeridos por normas antifraude
Video e imágenes de circuito cerrado de televisión

G. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

G.1. Finalidades para Clientes y Consumidores

Finalidades principales:

Gestión integral de la relación comercial (ventas, facturación, cobranza)
Procesamiento de pagos y transacciones financieras
Administración de garantías, cambios y devoluciones
Gestión de envíos, entregas y logística
Atención al cliente y servicio postventa
Creación y mantenimiento de historiales de compra

Finalidades de marketing:

Envío de comunicaciones comerciales y promocionales
Realización de encuestas de satisfacción y estudios de mercado
Administración de programas de fidelización y beneficios
Personalización de ofertas y recomendaciones
Gestión de campañas publicitarias y presencia digital

Finalidades de seguridad:

Prevención de fraude y lavado de activos
Verificación de identidad y autenticación
Análisis de riesgo crediticio y comercial
Cumplimiento de normas SARLAFT

G.2. Finalidades para Proveedores y Contratistas

Administración de procesos de selección y contratación
Gestión de órdenes de compra y contratos comerciales
Procesamiento de facturas y pagos
Evaluación de desempeño y calificación de proveedores
Control de acceso a instalaciones y sistemas
Cumplimiento de obligaciones tributarias y legales
Gestión de seguros y garantías

G.3. Finalidades para Empleados y Colaboradores

Gestión de recursos humanos:

Procesos de reclutamiento, selección y vinculación laboral
Administración de nómina, prestaciones sociales y beneficios
Gestión de vacaciones, permisos, incapacidades y licencias
Programas de capacitación y desarrollo profesional
Evaluación de desempeño y competencias
Administración de seguros y riesgos laborales

Cumplimiento legal y administrativo:

Cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social
Reporte a autoridades competentes según normatividad
Mantenimiento de expedientes laborales
Gestión de medicina preventiva y salud ocupacional
Control de acceso y seguridad industrial

G.4. Finalidades para Visitantes y Terceros

Control de acceso y seguridad en instalaciones
Registro de visitas y gestión de citas
Atención de consultas y solicitudes generales
Procesamiento de datos para contacto comercial autorizado

G.5. Finalidades Administrativas y Legales

Cumplimiento de obligaciones tributarias, contables y financieras
Atención de requerimientos judiciales y administrativos
Gestión de procesos judiciales y administrativos
Archivo y conservación de documentos según normatividad
Auditorías internas y externas
Gestión de riesgos empresariales

H. DERECHOS DE LOS TITULARES

H.1. Derecho de Acceso

El titular tiene derecho a:

Conocer qué datos personales obran en nuestras bases de datos
Solicitar información sobre el tratamiento que damos a sus datos
Conocer las finalidades del tratamiento
Identificar terceros con quienes compartimos sus datos
Obtener copia gratuita de sus datos (costo adicional por copias extras)

H.2. Derecho de Rectificación

El titular puede solicitar:

Corrección de datos inexactos o erróneos
Actualización de información desactualizada
Completar datos parciales o faltantes
Modificar datos que no correspondan a la realidad

H.3. Derecho de Cancelación

El titular puede exigir:

Supresión de sus datos cuando no sean necesarios para las finalidades
Eliminación cuando considere que se están tratando sin autorización
Cancelación al vencimiento del período de tratamiento autorizado
Borrado cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes

H.4. Derecho de Oposición

El titular puede:

Oponerse al tratamiento de sus datos por motivos fundados y legítimos
Solicitar el cese de comunicaciones comerciales
Impedir el tratamiento para finalidades específicas
Revocar la autorización otorgada previamente

H.5. Derecho a la Portabilidad

El titular puede:

Recibir los datos que haya suministrado en un formato estructurado
Transmitir esos datos a otro responsable cuando sea técnicamente posible
Solicitar la transmisión directa entre responsables cuando sea factible

H.6. Derecho de Información

El titular tiene derecho a:

Ser informado sobre políticas de tratamiento de datos
Conocer los cambios sustanciales en las políticas
Recibir el aviso de privacidad previo al tratamiento

I. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS

I.1. Presentación de Consultas y Reclamos

Canales disponibles:

Correo electrónico: [email protected]
Correo físico: Andes, Antioquia, Colombia
Formulario web: Disponible en vulterry.com
Línea telefónica: +573148081636

Información requerida:

Identificación completa: Nombres, apellidos y documento de identidad
Descripción clara: Derecho que desea ejercer y motivos de la solicitud
Dirección o correo: Para recibir respuesta de nuestra parte
Documentos adjuntos: Copia del documento de identidad
Representación: Poder o autorización si actúa en nombre de tercero

I.2. Términos de Respuesta

Consultas: Máximo 10 días hábiles desde la recepción
Reclamos: Máximo 15 días hábiles (prorrogables por 8 días adicionales con justificación)
Procedimientos complejos: Se informará al titular sobre los plazos adicionales necesarios

I.3. Causales de No Procedencia

No procederán las solicitudes cuando:

La información sea requerida por entidad pública en ejercicio de sus funciones
Los datos sean necesarios para cumplir obligaciones legales
Interfiera con la libertad de prensa o información
Los datos sean necesarios para la defensa de derechos en procesos judiciales
Exista orden judicial o administrativa que lo impida

J. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

J.1. Consentimiento Libre, Previo, Expreso e Informado

La autorización debe cumplir con las siguientes características:

Libre: Sin vicios del consentimiento
Previa: Anterior al tratamiento de los datos
Expresa: Clara e inequívoca
Informada: Con conocimiento de las finalidades

J.2. Medios para Otorgar Autorización

Escrita: Formularios físicos o digitales
Oral: Grabaciones autorizadas por el titular
Electrónica: Aceptación en formularios web, casillas de verificación
Conductas inequívocas: Que permitan concluir de manera razonable que se otorgó

J.3. Casos que No Requieren Autorización

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:

Información requerida por entidad pública o administrativa
Datos de naturaleza pública
Casos de urgencia médica o sanitaria
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

J.4. Autorización para Datos Sensibles

Los datos sensibles requieren autorización explícita del titular, informando:

Finalidades específicas del tratamiento
Medidas de seguridad especiales implementadas
Derechos especiales del titular
Posibles riesgos del tratamiento

J.5. Tratamiento de Datos de Menores

Prohibición general: No se tratan datos de menores de edad
Excepción: Datos públicos según normatividad aplicable
Autorización: De representante legal cuando sea necesario por mandato legal
Interés superior: Prevalece el interés superior del menor
Medidas especiales: Implementación de salvaguardas adicionales

K. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN

K.1. Medidas Técnicas

Seguridad de la información:

Cifrado de datos en tránsito y en reposo (AES-256)
Certificados SSL/TLS para comunicaciones seguras
Sistemas de autenticación multifactor
Monitoreo continuo de seguridad y detección de intrusiones
Copias de seguridad automáticas y redundancia de datos
Segmentación de redes y control de acceso por capas

Infraestructura tecnológica:

Servidores seguros con certificaciones internacionales
Centros de datos con controles físicos y ambientales
Actualización permanente de software y parches de seguridad
Pruebas de penetración y evaluaciones de vulnerabilidades

K.2. Medidas Administrativas

Políticas y procedimientos:

Manual de políticas de seguridad de la información
Procedimientos documentados para el tratamiento de datos
Clasificación y etiquetado de información según criticidad
Gestión de incidentes de seguridad con tiempos de respuesta definidos
Auditorías internas y externas periódicas

Gestión de personal:

Acuerdos de confidencialidad con todos los colaboradores
Capacitación regular en protección de datos personales
Controles de antecedentes para personal con acceso a datos sensibles
Definición clara de roles y responsabilidades
Proceso formal de desvinculación con revocación de accesos

K.3. Medidas Físicas

Control de acceso:

Sistemas de control de acceso biométrico y por tarjetas
Circuito cerrado de televisión en áreas críticas
Guardias de seguridad y personal de vigilancia
Registro detallado de visitantes e ingresos

Protección de equipos:

Ubicación de servidores en áreas restringidas y controladas
Sistemas de alimentación ininterrumpida (UPS)
Control ambiental (temperatura, humedad, detección de humo)
Destrucción segura de medios de almacenamiento

K.4. Gestión de Incidentes

Procedimiento de respuesta:

Detección: Identificación del incidente en menos de 24 horas
Evaluación: Análisis del impacto y alcance del incidente
Contención: Medidas inmediatas para limitar el daño
Notificación: Reporte a la SIC y titulares afectados según corresponda
Investigación: Análisis de causas raíz y responsabilidades
Remediación: Implementación de medidas correctivas
Seguimiento: Monitoreo post-incidente y lecciones aprendidas

L. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

L.1. Transferencias Nacionales

Terceros autorizados en Colombia:

Entidades financieras para procesamiento de pagos
Empresas de mensajería y logística para envíos
Proveedores de servicios tecnológicos y hosting
Asesores legales, contables y de auditoría
Compañías de seguros para gestión de pólizas
Autoridades competentes cuando sea requerido por ley

Condiciones para la transferencia:

Autorización previa del titular o base legal válida
Contratos de protección de datos con terceros
Verificación del cumplimiento normativo del receptor
Limitación del uso a las finalidades autorizadas

L.2. Transferencias Internacionales

Países autorizados:

Países con nivel adecuado de protección según la SIC
Estados Unidos (empresas certificadas bajo Privacy Shield o mecanismos equivalentes)
Unión Europea y países con decisiones de adecuación

Garantías requeridas:

Cláusulas contractuales tipo aprobadas por autoridades
Normas corporativas vinculantes para grupos empresariales
Certificaciones internacionales de protección de datos
Autorización previa de la SIC cuando sea requerida

L.3. Contratos con Encargados

Todos los contratos incluyen:

Objeto y duración del tratamiento
Finalidades específicas autorizadas
Obligaciones de seguridad y confidencialidad
Procedimientos para atender derechos de titulares
Devolución o destrucción de datos al finalizar
Auditorías y supervisión del cumplimiento
Responsabilidad por incumplimiento de obligaciones

M. CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DATOS

M.1. Períodos de Conservación

Datos de clientes:

Datos transaccionales: 5 años desde la última transacción
Datos de marketing: Hasta revocación del consentimiento
Datos financieros: 5 años según Código de Comercio
Garantías y servicios: Hasta 1 año después del vencimiento

Datos de empleados:

Expedientes laborales: 20 años después del retiro según Código Sustantivo del Trabajo
Datos de nómina: 5 años según normatividad tributaria
Datos de seguridad social: Según términos de prescripción legal
Evaluaciones de desempeño: 3 años desde la desvinculación

Datos de proveedores:

Información contractual: 5 años después de la terminación del contrato
Datos tributarios: Según términos legales de prescripción
Evaluaciones: 3 años desde la última contratación

Datos de videovigilancia:

CCTV general: Máximo 30 días calendario
Incidentes de seguridad: Hasta resolución del caso más 1 año
Procesos judiciales: Hasta finalización del proceso

M.2. Eliminación Segura

Medios digitales:

Sobrescritura múltiple según estándares DoD 5220.22-M
Desmagnetización para medios magnéticos
Destrucción física de dispositivos cuando sea necesario
Certificación de eliminación por terceros especializados

Documentos físicos:

Trituración cruzada para documentos confidenciales
Incineración controlada para documentos críticos
Certificación de destrucción por empresas especializadas
Registro detallado del proceso de eliminación

N. CANAL DE ATENCIÓN PARA TITULARES

N.1. Información de Contacto

Oficial de Protección de Datos:

Nombre: [Nombre completo]
Email: [email protected]
Teléfono directo: +573148081636
Dirección: Andes, Antioquia, Colombia

Canales adicionales:

Email general: [email protected]
Línea de atención: +573148081636
Portal web: vulterry.com/proteccion-datos
Horarios: Lunes a viernes, 8:00 a.m. – 6:00 p.m.

N.2. Procedimiento de Atención

Recepción: Registro de la consulta o reclamo
Acuse de recibo: Confirmación dentro de 2 días hábiles
Evaluación: Análisis legal y técnico de la solicitud
Respuesta: Comunicación formal dentro de los plazos legales
Seguimiento: Verificación de satisfacción del titular

O. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

O.1. Procedimiento de Actualización

Las modificaciones a esta política seguirán el siguiente procedimiento:

Revisión periódica: Al menos una vez al año
Evaluación de cambios normativos: Seguimiento continuo de actualizaciones legales
Análisis de impacto: Evaluación de efectos sobre titulares y operaciones
Aprobación: Por parte de la alta dirección y el comité de privacidad
Notificación: A titulares registrados con 15 días de antelación mínimo
Publicación: En el sitio web oficial de VULTERRY

O.2. Comunicación de Cambios

Aviso destacado en vulterry.com
Correo electrónico a base de datos de titulares
Notificación en facturas y comunicaciones comerciales
Publicación en redes sociales corporativas cuando sea relevante

P. VIGENCIA Y VALIDEZ

P.1. Entrada en Vigor

Esta política entra en vigor a partir del [fecha de implementación] y deroga cualquier versión anterior.

P.2. Revisión y Actualización

Revisión obligatoria: Anualmente o cuando cambien las circunstancias
Actualización por cambios normativos: Dentro de los 60 días siguientes
Mejoras voluntarias: Según evolución de mejores prácticas

P.3. Prevalencia Normativa

En caso de conflicto entre esta política y la normatividad vigente, prevalecerán las disposiciones legales.

DECLARACIÓN DE CUMPLIMIENTO

VULTERRY S.A.S. se compromete a garantizar el pleno cumplimiento de esta política y de toda la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales, asegurando el respeto por los derechos fundamentales de los titulares y la implementación de las mejores prácticas en seguridad de la información.

Para consultas sobre esta política o ejercicio de derechos como titular de datos personales, contáctenos a través de nuestros canales oficiales de atención:

Email: [email protected]
Teléfono: +573148607019
Ubicación: Andes, Antioquia, Colombia
Web: https://vulterry.com